Dosen : Dr. Agung Praptapa, MBA
Magister Manajemen Unsoed

Aplikasi Action Control
Pada Sistem Informasi Puskom Unsoed
Oleh : Irfan Priambudi
P2CC07108 / XXI
Sebelum e-Sia dibangun, Unsoed telah memiliki aplikasi registrasi yang digunakan untuk merekam pembayaran, pencetakan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM). Namun karena keterbatasan dari aplikasi sebelumnya, dibuatlah aplikasi baru untuk registrasi yang mencakup pengelolaan student body mahasiswa, rekapitulasi registrasi untuk bagian keuangan universitas dan fakultas, pemotretan KTM on-line, pencetakan KTM, merekam mahasiswa yang cuti/lulus/do/keluar/meninggal. Sub system registrasi baru tersebut merupakan bagian dari e-Sia sehingga arsitekturnya merupakan bagian dari pengembangan e-Sia. Informasi dapat diakses dari seluruh Unsoed melalui intranet secara terpusat dengan letak server di UPT Puskom. Tanggungjawab perkerjaan telah dibagi(share), bagian keuangan memperhatikan tentang besaran pembayaran biaya pendidikan masing-masing program studi, bagian registrasi memperhatikan tentang tagihan pembayaran dan status mahasiswa, bagian Bependik fakultas memperhatikan mahasiswa yang yudisium, Bapendik universitas memperhatikan tentang pendaftaran wisuda, Pembantu Rektor II dapat mengamati dan membagi biaya SPP ke Fakultas sesuai dengan informasi yang didapat langsung dari e-Sia.
Penguatan untuk implementasi sub system registrasi selaras dengan implementasi e-Sia di seluruh Unsoed sesuai dengan rapat pada tanggal 25 November 2004. Namun pada akhirnya implementasi tersebut hanya berjalan di bagian registrasi, dan keuangan sedangkan fakultas belum menggunakan. Manfaat yang diperoleh adalah pengelolaan jumlah mahasiswa terdaftar (student body), rekapitulasi registrasi untuk bagian keuangan universitas dan fakultas, pemotretan KTM on-line, pencetakan KTM. Sedangkan mekanisme untuk merekam mahasiswa yang cuti/lulus/do/keluar/meninggal belum terimplementasikan sesuai rencana pengembangan. Kebutuhan Perangkat Lunak Sistem Informasi Akademik Unsoed. Oleh karena itu sampai saat ini data student body antara registrasi dengan fakultas berbeda.
Untuk dapat memenuhi kebutuhan yang bertujuan tercapainya sistem secara terintegerasi masih banyak kekurangan dan kendala di lapangan yang antara lain dapat teridentifikasi dan dapat diambil solusi dengan menggunakan action control, antara lain :

1. Kebijakan untuk mengintegrasikan database belum diimplementasikan di seluruh program studi.
2. Rendahnya Manajemen SIM (Perencanaan, Operasional, Pemeliharaan)
3. Rendahnya Kualitas Peralatan & Jaringan
4. Rendahnya Kualitas SDM

Penyelesaian alternatif
Peningkatan Aksesibilitas dan kinerja SIM Unsoed
Aktifitas yang diusulkan
1. Meningkatkan kualitas integrasi Database
– Database bersifat online dapat diakses tanpa dibatasi ruang dan waktu
– Database terintegrasi antara mahasiswa, dosen, karyawan, dan orang tua
– Akses database baik input maupun output antar fakultas lancar
– Layanan terpadu dari sistem keuangan, akademik, kepegawaian, dan layanan ilmiah.
– Kemudahan pembayaran SPP mahasiswa
– Kemudahan dalam mengakses informasi akademik (KHS, SPP, dll) tanpa mengurangi privasi dengan menggunakan password dan dapat diakses oleh orang tua mahasiswa
– Server di fakultas dapat beroperasi 24 jam
2. Manajemen SIM
– Pengembangan grand design Sistem Informasi Unsoed
– Perencanaan yang matang baik dari segi infrastruktur hardware maupun software
– Analisis suatu program sebelum diterapkan
– Koordinasi dari setiap divisi pada teamwork
– Persamaan program yang digunakan oleh setiap fakultas
– Adanya update content database secara reguler menyesuaikan kebutuhan
– Monitoring implementasi program
– Evaluasi dari program yang dijalankan
– Penyempurnaan dilakukan setiap waktu
3. Meningkatkan kualitas jaringan dan internet
– Jaminan listrik stabil
– Kualitas perangkat jaringan yang memenuhi syarat
– Penambahan bandwitch untuk mempercepat akses internet
– Penggunaan fiber optik sebagai usaha preventif dari gangguan petir
– Update antivirus secara berkala untuk mengurangi resiko software
– Konfigurasi router untuk pengecekan proses koneksi
– Sistem wireless/hot spot agar bebas tikus/troubel kable, bisa diakses laptop, coverage luas
4. SDM yang profesional
– Pelatihan sesuai bidang keahlian secara kontinyu
– Peningkatkan kemampuan pegelola jaringan dan aplikasi sistem informasi akademik
– Pengembangkan Standard Operation Procedure
– Penanganan yang cepat terhadap laporan gangguan
– Job Description untuk memberikan kemudahan SDM dalam menjalankan tugas dan kewajibannya
– Urutan prioritas : kepentingan mahasiswa, kepentingan dosen dan kepentingan jurusan

Iklan