“Result Control Sistem Informasi Unsoed”
Dosen : Dr. Agung Praptapa, MBA

Oleh : IRFAN PRIAMBUDI
NIM : P2CC07108
Angkatan 21 MM Purwokerto

Latar Belakang

SIM yang terpadu sangat penting untuk mendukung pelaksanaan proses pendidikan tinggi. Dengan ketersediaan data yang akurat, reliable, dan uptodate, SIM akan meningkatkan produktivitas civitas academica dan manajemen pendidikan tinggi, efisiensi dalam pemanfaatan sumber daya proses pendidikan. Oleh karena itu, meningkatkan SIM Unsoed agar mampu mengintegrasikan sistem informasi seluruh Universitas Jenderal Soedirman adalah hal yang sangat penting.
SIM akan menciptakan transparansi dan akuntabilitas dalam penyelenggaraan proses pendidikan melalui penyediaan data dan informasi secara berjenjang bagi mahasiswa, dosen, staf dan pimpinan universitas. Dalam kaitannya dengan itu, adalah yang penting untuk meningkatkan apresiasi terhadap SIM Unsoed sehingga pengguna merasa lebih mudah, cepat dan nyaman dalam mendapatkan informasi sehingga mereka akan terus menerus menggunakannya yang pada gilirannya akan menjamin keberlanjutan (sustainability) SIM Unsoed sendiri.
Keberlanjutan dari SIM Unsoed dalam mendukung pelaksanaan fungsi manajemen perlu dipertahankan. Kemajuan teknologi informasi yang demikian cepat harus diimbangi dengan peningkatan yang cepat juga dari kemampuan pengelola dan pengembang SIM Unsoed agar senantiasa mampu untuk menyediakan informasi yang bermutu tinggi.
Result Control Pada Sistem Informasi
1. Kondisi jaringan/networking baik intranet maupun internet (Hardware)

Mulai tahun 1995 Unsoed mengoperasikan Sistem Informasi Perguruan Tinggi (SIMPT) yang mempunyai 9 subsistem dan dikenal dengan nama SINAS DIKTI. Sistem ini mempunyai dasar teknologi 1970-an, berjalan di atas Local Area Network (LAN) dengan platform sistem operasi Novel Netware multiusers dengan pemrosesan data terpusat pada server. Ketika itu sistem ini diharapkan untuk mendukung tujuan dan fungsi sistem informasi manajemen pendidikan tinggi, sehingga pemrosesan data secara tradisional harus dirubah menjadi terkomputerisasi menggunakan SIMPT SINAS DIKTI. Pengoperasian sistem ini telah menyebabkan mobilisasi pengguna (operator data pada tingkat program studi, fakultas dan universitas) ke satu tempat terpusat (Puskom) yang melayani prosesing data, pemeliharaan dan pengembangan.
a. Definisi Performance
Semua Fakultas dan sebagian besar program studi telah terhubung dalam jaringan, di mana Puskom menjadi backbone dari LAN/Intranet Unsoed. Meskipun demikian, sekarang berbagai masalah masih perlu untuk diatasi. Oleh karena itu, untuk menjamin berjalannya implementasi SIM Unsoed, semua masalah tersebut harus diidentifikasi, akar penyebabnya, akibat yang ditimbulkan dan alternatif solusinya.
b. Pengukuran Performance
Stabilitas sistem jaringan yang ada dapat diukur dari beberapa indikator sebagai berikut :
 Kehandalan jaringan LAN di gedung unit-unit kerja (fakultas, lembaga)
 Kehandalan jaringan LAN/wireless antara gedung masing-masing unit dengan PUSKOM
 Kehandalan computer client di masing-masing unit
 Kehandalan listrik
 Kehandalan arde penangkal petir pada tiap bangunan yang ada peralatan komputer/jaringannya
 Kemampuan sebagai pengguna intranet
 Pengetahuan pemakai jaringan
c. Target Performance
 Aplikasi lancar dan tidak ditemukan error
 Akses intranet tidak terganggu dan selalu terkendali
 Akses aplikasi tidak lambat
 Tegangan listrik lokal stabil
 Tidak terjadi kerusakan komponen jaringan.
 Tidak terputusnya konektivitas.
 Antisipasi kemungkinan petir
 Akses intranet tidak terhambat
 Akses internet tidak terhambat
d. Reward atau Punishment
Reward :
Apabila seluruh prosedur jaringan yang ada dapat berjalan dengan baik dan sempurna, maka sistem informasi yang terapkan di Unsoed akan dapat berjalan dengan baik dan terukur sehingga proses kegiatan pendidikan khususnya di bidang akademik dapat dilaksanakan dengan optimal. Hal tersebut sangat tergantung dari kesiapan dan kemampuan pendukung yang handal baik secara hardware, software maupun SDM (brainware).
Punishment :
Ketidakhandalan sistem jaringan baik intranet dan internet berakibat pada terganggunya dan terhambatnya implementasi sistem irfomasi secara keseluruhan. Karena apabila input dari sistem informasi tidak tercapai maka nantinya akan berpengaruh signifikan terhadap proses maupun outputnya.

2. Proses Penyusunan dan Implementasi Program (Software)

Idealnya, proses yang harus tersedia dalam implementasi sistem informasi perguruan tinggi adalah sebagai berikut:
 Proses pendidikan (Academic)
 Proses administrasi mahasiswa, staf dan dosen (Academic)
 Proses aktivitas mahasiswa (Students)
 Proses manajemen (Management)
 Proses penelitian (Research)
 Proses pengabdian kepada masyarakat (Providing Service to the Community)
 Proses pengembangan karier lulusan (Graduate Carier Development)
 Proses manajemen sumberdaya manusia, keuangan, dan peralatan (Resource Management)
Seluruh proses tersebut harus dikelola secara terpadu sehingga menghasilkan informasi yang relevant, valid, dan uptodate. Informasi yang dihasilkan dapat digunakan oleh aktor internal (dosen, mahasiswa, staf, pimpinan) dan eksternal aktor (pemerintah,industri,masyarakat,orangtua mahasiswa, dan alumni)
Sebelum adanya Sistem Informasi Akademik terintegrasi se-Unsoed yang disebut dengan e-Sia, beberapa fakultas telah menggunakan Sistem Informasi Akademik hasil pengembangan masing-masing yang kemudian disebut dengan non e-Sia. Program studi yang telah menggunakan e-Sia adalah Program Studi Administrasi Negara, Teknik Elektro, Teknik Sipil. Ketiga program studi tersebut menggunakan e-Sia melalui rapat bersama Pembantu Dekan I pada tanggal 24 November 2004.
Awalnya yang direncanakan untuk dijadikan sebagai percontohan adalah 5 fakultas yaitu Fakultas Peternakan, Fakultas ISIP, Fakultas Pertanian, Fakultas Peternakan, Program Studi Teknik Elektro, Program Studi Teknik Sipil, Program Studi Bahasa&Sastra. Tahap pertama yang diujicobakan adalah Fakultas ISIP, Program Studi Teknik Elektro, Program Studi Teknik Sipil dan seluruh program studi di Fakultas Pertanian.
Hal yang paling kritis dalam implementasi e-Sia tersebut adalah konversi kodematakuliah dari sistem lama ke dalam sistem baru e-Sia. Konversi di Program Studi Teknik Elektro dan Teknik Sipil tidak mengalami masalah yang berarti mengingat semua perubahan tahun kurikulum seluruh tahun angkatan masih dapat ditelusuri oleh pengelola pendidikan di kedua program studi tersebut. Sedangkan untuk Fakultas ISIP dan Pertanian mengalami kendala, karena semua perubahan tahun kurikulum tidak serta merta diikuti dengan pengadministrasian yang baik dalam sistem lama, kadangkala perlakuan antara mahasiswa yang mengulang matakuliah dalam pemberlakukan kurikulum baru tidak dilakukan secara konsisten di rekam dalam database sistem lama.
Jelas ketidakkonsistenan tersebut merupakan kendala untuk implementasi e-Sia karena sulit untuk ditelusuri. Akhirnya Fakultas Pertanian memutuskan untuk menunda implementasi, Fakultas ISIP memutuskan untuk mengimplementasikan e-Sia khusus untuk Program Studi Administrasi Negara tahun angkatan 2005 sedangkan Fakultas Peternakan dan Bahasa&Sastra belum tersentuh sama sekali dalam ujicoba tersebut, apalagi fakultas tersebut belum terkoneksi ke jaringan intranet Unsoed. Pada perkembangan selanjutnya dengan terbentuknya Program Studi Farmasi pada tahun 2005, e-Sia digunakan di program studi tersebut.
a. Definisi Performance
Sistem informasi yang sedang dikembangkan saat ini adalah e-sia (Elektronik Sistem Informasi Akademik). Sistem tersebut antara lain dapat kita pahami sebagai suatu prosedor digitasliasi pelaksanaan program akademik. Dalam hal ini yaitu pada penerapan KRS dan KHS online maupun pembayaran SPP mahasiswa secara online. Untuk dapat menjalankan dengan optimal maka dibutuhkan program pendukung yang handal.
b. Pengukuran Performance
Untuk menghasilkan program yang sesuai dengan kebutuhan maka harus terlebih dahulu diadakan pendataan dan penyegaraman pola akademik yang saat ini antar fakultas tidak sama. Dengan menggunakan sistem satu pintu maka diharapkan nantinya sistem yang ada bukan merupakan sistem untuk satu fakultas saja tetapi dapat digunakan untuk keseluruhan di lingkungan Unsoed. Suatu sistem dikatakan baik apabila sudah memenuhi kriteria yang dibutuhkan dan dapat diterapkan dengan mudah serta aplikatif.
c. Target Performance
Karena kebutuhan yang ada sekarang sebetulnya sudah ada pada waktu sebelum sistem baru diterapkan maka program yang dibuat merupakan pengembangan dan penyempurnaan dari program-program sebelumnya. Peningkatan kualitas dan kuantitas fasilitas sistem akademik merupakan target dari penerapan sistem informasi saat ini. Sistem yang ada sekarang masuk pada tahap pengujian yang nantinya akan menentukan apakah sistem layak dilanjutkan atau perlu evaluasi untuk mengetahui dan mengatasi masalah-masalah yang ada.
d. Reward dan Punishment
Reward:
Pada dasarnya keberhasilan sistem informasi sangat tergantung dari prosesnya. Proses sistem informasi yang sedang dilaksanakan paling banyak membutuhkan waktu dan skill khusus. Proses informasi mulai dari tahap peumusan kebutuhan, penyusanan program, pemilihan program dan pengujian serta penerapan sitem informasi. Keberhasilan program nantinya akan menjadi program universitas maupun nasional.
Punishment :
Kelemahan yang ada pada sistem informasi pada akhirnya akan berakibat pada tidak digunakananya program yang sudah dibuat. Pengguna adalah penilai langsung dari program dikerjakan oleh karena itu programer tidak dapat mengklaim bahwa programnyalah yang terbaik. Oleh karena itu harus selalu ada koordinasi antara programer dengan pengguna.

3. Kemampuan dan kondisi SDM (Brainware)

Kondisi saat menunjukkan bahwa kebanyakan (80%) masih muda (di bawah 40 tahun) dan separuh (40%) mempunyai S2 atau S3. Selain itu, kebanyakan (60%) mempunyai kualifikasi bidang sistem informasi dan ilmu komputer. Selebihnya hanya pengalaman dan pernah mengikuti non degree training dalam bidang jaringan komputer dan sistem informasi. Dilihat dari status kerja, 40% masih berstatus tetap dan 60% berstatus part time. Dalam rangka meningkatkan relevansi dengan tuntutan layanan yang lebih baik, dan manajemen internal yang lebih baik, UPT Puskom telah mengirimkan staffnya ke berbagai training untuk meningkatkan kemampuan mereka dalam bidang ilmu komputer dan teknologi informasi.
Staf teknisi jumlah dan kualifikasinya masih terbatas. UPT Puskom hanya memiliki 5 orang teknisi dan 3 (60%) orang diataranya belum pernah mengikuti training. Jumlah yang terbatas itu harus menangani berbagai masalah teknis bidang hardware, software dan network intranet dan Internet tingkat universitas. Staf teknisi di tingkat fakultas memang sebagain tersedia namun kerjasama dengan teknisi di UPT Puskom belum otpimal. Hal ini terjadi karena kemampuan staf teknis fakultas di bidang network masih terbatas. Di samping itu koordinasi antar teknisi UPT Puskom dan fakultas/program sarjana yang pengelolaannya melibatkan birokrasi universitas, belum terdefinisikan dengan jelas.
Staf operasionalisasi di bidang administrasi ditangani oleh 3 (tiga) orang staff administrasi dan seorang kasubbag. Secara umum jumlah tersebut sebenarnya cukup memadai untuk menangani masalah keadministrasian. Namun skill tertentu di bidang keadministrasian umumnya dan skill yang berhubungan dengan masalah IT literacy perlu ditingkatkan. Staf Administrasi perlu paham tentang Sistem Informasi Manajemen berbasis teknologi informasi.
a. Definisi Performance
Implementasi sistem informasi merupakan kesatuan dari beberapa kegiatan yang terpisah-pisah. Ibarat sebuah bangunan maka butuh tenaga khusus untuk pengerjaan bidang gedung, perkayuan, taman dan pengecetan misalnya. Maka di sistem informasi pun membutuhkan tenaga-tenaga khusus untuk menghasilkan output yang terbaik.
b. Pengukuran Performance
Pengukuran kinerja dari staf dilakukan dengan melihat hasil kerja selama ini. Untuk bidang teknis di lapangan kinerja dapat dikatan memenuhi syarat apabila kondisi jaringan bida berjalan dengan lancar dan stabil. Bidang pemrograman bisa dikatakan berhasil apabila telah dapat membuat dan menerapkan program yang dibutuhkan dan dapat dijalankan dengan baik. Analis bertugas melakukan pengujian dan penjaminan mutu/kualitas dari sistem jairngan maupun program yang telah dikerjakan oleh programer. Integrasi dari komponen-komponen tersebut akan menghasilkan satu tim kerja yang solid dan handal.
c. Target Performance
Pengamatan dan analisia data/fakta di lapangan, UPT Puskom telah melakukan penyebaran angket kebijakan pengembangan sistem informasi di Unsoed, kepuasan pengguna terhadap layanan Internet dan network, kualitas e-Sia. Dengan menyebar angket UPT Puskom akan memiliki faktor koreksi dalam melihat kenyataan/fakta di lapangan sebagai pembanding.
Kebijakan pengembangan teknologi informasi Unsoed telah dijabarkan dalam dokumen penjaminan mutu akademik, sejauh mana kebijakan tersebut direspon oleh unit-unit fakultas. Berdasarkan hasil tabulasi angket menyatakan 45% telah memiliki rencana program pengembangan sistem informasi (teknologi informasi), 23% telah mengalokasikan anggaran secara khusus untuk pengembangan sistem informasi, dan 32% telah mengalokasikan anggaran secara khusus untuk langganan Internet.
Informasi tersebut menandakan bahwa fakultas sudah merespon kebijakan pengembangan teknologi informasi yang telah digulirkan dan fakultas sudah merasa perlu pemanfaatan teknologi informasi.
d. Reward dan Punishment
Reward
Selain di UPT Puskom sebagai pelaksana sistem informasi juga diterapkan di fakultas-fakultas. Apabila implementasi sistem informasi di UPT Puskom dapat berjalan dengan baik maka akan mempermudah SDM di fakultas untuk melaksanakan sistem tersebut, karena dalam hal ini pusat dari sistem tersebut dilaksanakan di UPT Puskom. Reward untuk staf yang bekerja dengan baik sesuai prosedur yang ditetapkan akan diberikan bonus dan tunjangan-tunjangan. Mereka juga diberikan promosi untuk jabatan tertentu.
Punishment
Apabila sistem yang dilaksanakan tidak dapat berjalan dengan sempurna maka hal tersebut sangat mempengaruhi kredibilitas dan kepercayaan baik dari internal Unsoed, masyarakat maupun mahasiswa dan orang tua mahasiswa mengenai penerapan teknologi di Unsoed yang masih belum berjalan dengan baik. Sebagai punishment staf yang tidak memenuhi persayaratan maupun target pekerjaan nantinya akan dievaluasi dan dapat diberikan teguran, peringatan tertulis maupun mutasi.