UJIAN MATA KULIAH

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN (SIM)

DOSEN : ALI ROKHMAN, PH.D

MAGISTER MANAJEMEN

UNIVERSITAS JENDERAL SOEDIRMAN

TAHUN 2008

OLEH

IRFAN PRIAMBUDI

P2CC07108

ANGKATAN 21

PENINGKATAN AKSESIBILITAS DAN KINERJA TIK UNSOED UNTUK MENUNJANG PENINGKATAN MUTU PENDIDIKAN

I. LATAR BELAKANG PENERAPAN SISTEM INFORMASI

I.1. Implementasi Sistem Informasi Manajemen di Unsoed

Sejarah pengembangan SIM Unsoed terkait erat dengan sejarah data processing (pemrosesan data) sebelum SIM Unsoed ditetapkan. Lebih dari sepuluh tahun yang lalu, pemrosesan data dilakukan secara manual menggunakan mesin ketik dan tersebar di tempat-tempat terpisah. Sejalan dengan perkembangan teknologi, penggunaan mesin ketik digantikan dengan komputer walaupun belum menggunakan sistem database terpadu. Pemrosesan data masih secara tradisional, tidak akurat, tidak terstruktur, sulit untuk dirubah, sulit dimonitor oleh pengambil keputusan, dan tidak komprehensif.

Mulai tahun 1995 Unsoed mengoperasikan Sistem Informasi Perguruan Tinggi (SIMPT) yang mempunyai 9 subsistem dan dikenal dengan nama SINAS DIKTI. Sistem ini mempunyai dasar teknologi 1970-an, berjalan di atas Local Area Network (LAN) dengan platform sistem operasi Novel Netware multiusers dengan pemrosesan data terpusat pada server. Ketika itu sistem ini diharapkan untuk mendukung tujuan dan fungsi sistem informasi manajemen pendidikan tinggi, sehingga pemrosesan data secara tradisional harus dirubah menjadi terkomputerisasi menggunakan SIMPT SINAS DIKTI. Pengoperasian sistem ini telah menyebabkan mobilisasi pengguna (operator data pada tingkat program studi, fakultas dan universitas) ke satu tempat terpusat (Puskom) yang melayani prosesing data, pemeliharaan dan pengembangan. Keadaan seperti ini cukup menguras tenaga dan waktu. Akhirnya, SIMPT SINAS DIKTI tidak dioperasikan lagi karena tidak memenuhi kebutuhan yang spesifik sistem informasi Universitas Jenderal Soedirman. Oleh karena itu, untuk meningkatkan kinerja SIM, Rektor Unsoed telah menerbitkan Surat Keputusan No Kept 76/PT 30. H/A.1996, pada 29 April 1996 untuk membentuk organisasi pengelola dan pengembang sistem informasi. Surat keputusan ini memuat tentang struktur organisasi dari tim pengelola dan pengembang serta penyusunan buku manajemen informasi 1996/1997.

Idealnya, proses yang harus tersedia dalam implementasi sistem informasi perguruan tinggi adalah sebagai berikut:

    • Proses pendidikan (Academic)

    • Proses administrasi mahasiswa, staf dan dosen (Academic)

    • Proses aktivitas mahasiswa (Students)

    • Proses manajemen (Management)

    • Proses penelitian (Research)

    • Proses pengabdian kepada masyarakat (Providing Service to the Community)

    • Proses pengembangan karier lulusan (Graduate Carier Development)

    • Proses manajemen sumberdaya manusia, keuangan, dan peralatan (Resource Management)

Seluruh proses tersebut harus dikelola secara terpadu sehingga menghasilkan informasi yang relevant, valid, dan uptodate. Informasi yang dihasilkan dapat digunakan oleh aktor internal (dosen, mahasiswa, staf, pimpinan) dan eksternal aktor (pemerintah,industri,masyarakat,orangtua mahasiswa, dan alumni), perhatikan .

Saat ini, walaupun Unsoed telah mempunyai jaringan lokal yang menghubungkan hampir seluruh fakultas dan program studi, namun aksesibilitas SIM Unsoed masih sangat rendah (8%, 4 dari 53 program studi di tahun 2006 dan 30% pada bulan Maret tahun 2007), organisasi pengelola SIM Unsoed tidak berfungsi efektif, baru ada satu database terpadu yaitu database sistem informasi akademik, Jaringan Lokal Unsoed tidak stabil, sumberdaya manusia pengelola dan pengembang SIM masih sangat terbatas.

Sejak berdirinya hingga kini pada usianya yang ke 44 tahun Unsoed telah jauh berkembang berkat dukungan dari pemerintah (lokal dan nasional), masyarakat dan asing. Perkembangan yang tercepat terjadi selama tujuh tahun terakhir sebagai hasil dari diperolehnya projek-projek pengembangan kompetitif seperti DUE Batch II, QUE, DUE-like, A1, A2, TPSDP dan SP4. Perkembangan yang cepat ini ditandai di antaranya dengan bertambahnya jumlah program studi dari 12 di tahun 1998 meningkat menjadi 53 di tahun 2006. Sebagai konsekuensi jumlah mahasiswa meningkat pesat dari 12816 di tahun 1998 menjadi 23000 di tahun 2006.

Pengembangan kampus Program Studi Teknik dipusatkan di Purbalingga di mana Pemerintah Kabupaten Purbalingga telah menghibahkan lahan seluas 11 hektar yang terletak sekitar 20 kilometer dari Kampus Purwokerto. Untuk kemudahan akses ke daerah pantai dan samudra, pengembangan Program Studi Ilmu kelautan dan Perikanan akan dipusatkan di Cilacap pada lahan seluas 10 hektar yang berjarak sekitar 80 kilometer dari Purwokerto.

Saat ini, Unsoed sedang mempersiapkan diri menuju status Badan Hukum Pendidikan (BHP) tahun 2010 di mana Unsoed akan menuju ke transisi sebuah lembaga pendidikan tinggi yang otonom, responsibel, akuntabel, responsif, progresif, kompetitif, dan berorientasi pada mutu. Guna mencapai semua itu, perlu didukung oleh proses yang bermutu tinggi dengan sistem informasi yang modern.

Pengembangan Sistem Informasi Manajemen (SIM) tercantum dalam Rencana Strategi Universitas Jenderal Soedirman tahun 1997-2010, yaitu dalam “Rencana Pengembangan Manajemen dan Organisasi” (item ke empat: Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Modern). Hal ini selaras dengan (HELTS) Higher Education Long Term Strategy dalam pengembangan sistem informasi.

Pengembangan sistem informasi Unsoed yang tercantum dalam Rencana Strategis Universitas Jenderal Soedirman telah ditindaklanjuti oleh pimpinan universitas dengan menjabarkannya dalam dokumen penjaminan mutu akademik yaitu Kebijakan Akademik, Standard Akademik yang telah disetujui oleh senat universitas pada tahun 2006.

Untuk mengimplementasikan kebijakan univeritas tentang pengembangan dan pemanfaatan sistem informasi, secara hukum tugas tersebut diemban oleh UPT Puskom Unsoed. Yang menjadi acuan adalah dasar hukum organisasi UPT Puskom yang terdapat dalam Organisasi Tata Kerja (OTK) Unsoed (Surat Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan No 0166/0/1995 tertanggal 18 Juli 1995) dan Surat Keputusan Rektor Universitas Jenderal Soediran no 136/H23/OT/2007 dan no 137/H23/OT/2007. Tugas utama UPT Puskom adalah untuk mewadahi kegiatan pengumpulan, pengolahan dan analisis data, penyajian informasi tentang hal yang berkaitan dengan implementasi pengelolaan Tridarma Perguruan Tinggi yaitu tentang pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat.

Seiring dengan kemajuan teknologi informasi dan kebutuhan akan sarana laboratorium komputer bagi program studi maka saat ini tugas UPT Puskom semakin diperluas yaitu menangani pengembanan jaringan In-Campus Connectivity (intranet), pengembangan Global Connectivity (Internet), pengembangan Website Unsoed, mail server, pengembangan dan pengelolaan sistem informasi, layanan pemakaian laboratorium untuk program studi, pelayanan Internet untuk mahasiswa dan unit-unit kerja di Unsoed, menyelenggarakan pemagangan mahasiswa yang tertarik untuk mendalami bidang teknologi informasi.

Dengan semakin banyak dan komplek tugas dari UPT Puskom maka pimpinan universitas telah mengalokasikan dana berupa pengadaan perangkat keras maupun perangkat lunak bagi pengembangan UPT Puskom. Pada tahun anggaran 1998/1999 telah dikucurkan dana senilai Rp 544.498.000 berupa peralatan laboratorium komputer, pada tahun anggaran yang sama pula telah dikucurkan dana dari pinjaman ADB senilai Rp 1.751.012.000 berupa peralatan laboratorium komputer dan peralatan jaringan intranet/Internet. Pada tahun Anggaran 2003 Unsoed telah mengucurkan kembali dana sebesar Rp 23.000.000 dalam bentuk pengadaan perangkat lunak sistem registrasi dan Rp 95.000.000 dalam bentuk 1 buah komputer untuk server dan 4 komputer untuk client.

Pada tahun 2004 dan 2005 UPT Puskom mendapatkan dana hibah semi kompetitif SP4 sebesar Rp. 200.000.000 dan Rp 225.000.000 berturut-turut. SP4 telah mendanai pengadaan peralatan dan penyusunan aplikasi Sistem Informasi Akademik yang disebut dengan e-Sia. Keberhasilan hibah SP4 dapat dilihat dalam .

Outcome dari hibah semi kompetitif SP4 adalah database akademik yang terintegrasi yang didukung dengan ketersediaan data kepegawaian. Produktivitas pengelolaan administrasi akademik Unsoed menggunakan Sistem Informasi Akademik terintegrasi ditinjau dari pengguna sistem masih 8%. Untuk meningkatkan produktivitas tersebut perlu upaya untuk mempertahankan keberlangsungan Sistem Informasi Akademik yang sedang berjalan.

II. TINJAUAN PUSTAKA SISTEM INFORMASI

II.1. Pengertian Sistem

Ada dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu pendekatan yang menekankan pada prosedurnya dan pendekatan yang menekankan pada komponen atau elemennya.Menurut Raymond Mc Leod (1993) sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai tujuan tertentu. Menurutnya, karakteristik dasar elemen-elemen sistem secara umum adalah input, transformasi, output, mekanisme kontrol dan tujuan.

II.2. Perancangan Sistem

Pendekatan sistem terstruktur menurut Jogiyanto (1990) adalah pendekatan pengembangan sistem yang dilengkapi dengan alat-alat (tools) dan teknik-teknik yang dibutuhkan untuk pengembangan sistem sehingga hasil akhir dari sistem yang dikembangkan akan didapatkan sistem yang strukturnya baik dan jelas.
Setelah pendekatan sistem dipilih, langkah selanjutnya adalah perancangan sistem secara global. Perancangan sistem secara global dibuat untuk merepresentasikan sistem secara keseluruhan. Dalam merancang model dari sistem informasi dibuat model fisik dan model logika.

Model logika dari sistem informasi lebih menjelaskan pada user bagaimana kerja dari fungsi-fungsi pada sistem informasi secara logika. Model logika dapat digambarkan dengan menggunakan Data Flow Diagram. Sedang arus datanya dijelaskan menggunakan data dictionary (kamus data). Untuk menggambarkan kesatuan hubungan suatu entity digunakan Entity Relational Diagram (ERD), sedangkan model fisik menunjukkan pada user bagaimana penerapan sistem informasi tersebut bekerja secara fisik. Pengolahan data pada sistem informasi berbasis komputer dalam pelaksanaannya membutuhkan metode-metode dan prosedur-prosedur, dimana metode-metode dan prosedur prosedur tersebut merupakan bagian dari model informasi. Pada model informasi akan didefinisikan urutan-urutan kegiatan yang ada untuk menghasilkan output dari input yang ada.

II.3. Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus hidup pengembangan sistem adalah serangkaian aktivitas untuk
mengembangkan suatu sistem informasi yang baik dan sesuai dengan
keinginan atau kebutuhan user sehingga menghasilkan sistem yang diinginkan.
Menurut Burch (1992) siklus hidup pengembangan sistem ini terdiri dari enam
tahapan proses, yaitu: perencanaan sistem, analisis sistem, perancangan
sistem secara umum (konseptual), evaluasi dan seleksi sistem, perancangan
sistem secara detail (fungsional), dan implementasi. Empat tahap pertama
merupakan tahap awal pengembangan sistem, sedangkan dua tahap yang
berikutnya merupakan tahapan akhir pemgembangan sistem.
Setelah kondisi sistem dianalisa dan dievaluasi, sistem yang diusulkan
dapat dirancang. Untuk tahap perancangan sistem menurut Jogiyanto (1990)
mempunyai dua tujuan utama, yaitu:

a. Untuk memenuhi kebutuhan kepada pengguna sistem

b. Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap
kepada pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang terlibat.
Untuk mencapai tujuan ini, analis sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran
sebagai berikut:

a. Perancangan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah
digunakan. Ini berarti bahwa data harus mudah diolah, metode-metode
harus mudah diterapkan dan informasi harus mudah dihasilkan serta
mudah dipahami dan digunakan.

b. Perancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan
sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perancangan sistem,
yang dilanjutkan pada tahap analisa sistem.

c. Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung
pengolahan transaksi, pelaporan manajemen dan mendukung pengambilan
keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen.

Perancangan sistem harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci
untuk masing-masing komponen dari sistem informasi, yang meliputi data dan
informasi, penyimpanan data, metode-metode, prosedur-prosedur, personil,
perangkat keras, perangkat lunak dan pengendalian intern.

II.4. Informasi

Perbedaan yang prinsip antara data dan informasi adalah data
merupakan kenyataan atau fakta yang keberadaannya tidak dapat digunakan
langsung dalam proses pengambilan keputusan, sedangkan informasi merupakan data yang telah diklasifikasikan serta diinterpretasikan. Sumbersumber
informasi terbagi ke dalam sumber primer dan sumber sekunder.

II.5. Sistem Manajemen Database

Sistem Manajemen Database menurut Courtney (1988) merupakan
kumpulan data yang saling berkaitan dan kumpulan program untuk mengakses
data tersebut. Pengumpulan data dilakukan untuk membentuk suatu database,
biasanya berisi informasi tentang suatu enterprise atau organisasi. Tujuan
utama dari sistem manajemen database adalah menyediakan lingkungan yang
nyaman dan efisien untuk pengambilan informasi antar database.
Desain database dibuat sedemikian rupa untuk menangani informasi
yang benar dan besar yang senantiasa berkembang secara berkala.
Manajemen data melibatkan pendefinisian struktur penyimpanan informasi,
penyediaan mekanisme pengolahan dan pemanfaatan informasi, penggunaan
informasi terhadap kerusakan, pencegahan pengaksesan oleh orang yang tidak
berwenang. Karena sangat pentingnya suatu informasi bagi kebanyakan
organisasi maka database mempunyai nilai yang tinggi.
Tujuan sistem database antara lain menghindari duplikasi dan inkonsistensi,
memudahkan akses data dan meningkatkan keamanan.

SIM yang terpadu sangat penting untuk mendukung pelaksanaan proses pendidikan tinggi. Dengan ketersediaan data yang akurat, reliable, dan uptodate, SIM akan meningkatkan produktivitas civitas academica dan manajemen pendidikan tinggi, efisiensi dalam pemanfaatan sumber daya proses pendidikan. Oleh karena itu, meningkatkan SIM Unsoed agar mampu mengintegrasikan sistem informasi seluruh Universitas Jenderal Soedirman adalah hal yang sangat penting.

SIM akan menciptakan transparansi dan akuntabilitas dalam penyelenggaraan proses pendidikan melalui penyediaan data dan informasi secara berjenjang bagi mahasiswa, dosen, staf dan pimpinan universitas. Dalam kaitannya dengan itu, adalah yang penting untuk meningkatkan apresiasi terhadap SIM Unsoed sehingga pengguna merasa lebih mudah, cepat dan nyaman dalam mendapatkan informasi sehingga mereka akan terus menerus menggunakannya yang pada gilirannya akan menjamin keberlanjutan (sustainability) SIM Unsoed sendiri.

Keberlanjutan dari SIM Unsoed dalam mendukung pelaksanaan fungsi manajemen perlu dipertahankan. Kemajuan teknologi informasi yang demikian cepat harus diimbangi dengan peningkatan yang cepat juga dari kemampuan pengelola dan pengembang SIM Unsoed agar senantiasa mampu untuk menyediakan informasi yang bermutu tinggi.

    1. Analisis SWOT

Kondisi Internal

Strengths teridentifikasi sebagai berikut :

  1. Infrastruktur Sistem Informasi Unsoed telah tersedia, semua fakultas dan unit telah terkoneksi ke dalam LAN Unsoed dan Internet dengan UPT Puskom sebagai backbone [Network, Hardware]

  2. Sistem Informasi Unsoed telah membangun perangkat lunak sesuai metodologi pengembangan perangkat lunak standard yang terdokumentasi, sebagian Business Process Sistem Informasi telah dibangun dan terdokumentasi [Software, Procedure, Rule]

  3. Aplikasi Sistem Informasi Akademik telah diimplementasikan di sebagian besar fakultas di Unsoed, database terintegrasi untuk Sistem Informasi Akademik telah dibangun dan difungsikan, aplikasi Teknologi Database Multitier Database Application Technology telah dibangun, monitoring jaringan telah diterapkan (MRTG dan cek harian secara manual) [Software]

  4. Account Bank untuk pembayaran biaya pendidikan seluruh program studi sudah menjadi satu dengan tingkat pengontrolan yang valid [Rule]

Weaknesses:

  1. Unsoed kekurangan ahli Sistem Informasi [brainware].

  2. Aktifitas system pada setiap organisasi belum terdokumentasikan [documented].

  3. Pemanfaatan fungsi dan keterpenuhan database e-Sia masih rendah (5 dari 30 transaksi business process sub sytem akademik) dan hanya 5 dari 60 tables yang terpenuhi datanya oleh fakultas.

  4. Kualitas komponen jaringan rendah dan tidak ada alokasi anggaran untuk pemeliharaan jaringan, tidak ada cadangan komponen jaringan sehingga konektivitas database terpusat di UPT Puskom [Network, Hardware].

  5. Belum adanya standard operation procedure untuk pengelolaan jaringan, penggunaan aplikasi SIM, penggunaan komputer di Unsoed [SOP]

  6. Listrik yang tidak handal menyebabkan jaringan tidak berfungsi secara normal (Voltase listrik tidak stabil).[infrastructure]

Kondisi Eksternal

Opportunities

  1. Meningkatnya kesadaran pentingnya Sistem Informasi diseluruh manajemen Unsoed.

  2. Kemajuan teknologi informasi yang mendorong pengembangan Sistem Informasi Manajemen kedalam jaringan global.

  3. Sistem Informasi sudah digunakan sebagai satu kriteria akreditasi program studi yang diharapkan oleh BAN PT (Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi).

  4. Meningkatnya permintaan kepada institusi perguruan tinggi tentang informasi yang valid dan cepat mengenai karir alumni dan keberadaannya di pasar kerja, waktu tunggu lulusan pertama kerja, dan relevansi antara latarbelakang pendidikan dengan pekerjaan. Hal tersebut dibutuhkan juga didalam akreditasi internasional.

  5. DIKTI akan mengoperasikan jaringan INHERENT

  6. Adanya tuntutan pembelajaran jarak jauh secara cyber untuk berkolaborasi dengan universitas/institut di dalam dan luar negeri.

Threats

  1. Meningkatnya pembiayaan dan layanan yang diharapkan.

  2. Meningkatnya tuntutan pengguna akan layanan dan peralatan yang lebih baik.

  3. Gangguan petir/alam.

  4. Serangan virus.

III. OUTPUT YANG DIHASILKAN

        1. III.1. Pengembangan Sistem Informasi Akademik

Sejak tahun 1999 Unsoed telah memiliki jaringan intranet dengan peralatan wireless sebagai medianya. Jaringan intranet pada awalnya hanya digunakan untuk keperluan Internet (browsing, e-mail, chatting, ftp). Jumlah komputer yang terhubung ke intranet/Internet sejumlah 200 buah. Kinerja jaringan pada masa itu dianggap baik sehingga untuk tahun selanjutnya, yang perlu dikembangkan adalah perangkat lunak untuk keperluan Sistem Informasi Manajemen.

Pada tahun 2003 dikembangkan aplikasi Sistem Informasi Akademik berbasis web untuk mengatasi permasalahan layanan administrasi akademik universitas yang belum terintegrasi. Kontrak kerja telah ditandatangani dengan sebuah konsultan dari Jakarta, namun pengembangannya tidak tuntas dan gagal, hanya satu aplikasi yang dijalankan waktu itu adalah sub system registrasi dengan keterbatasan akses hanya di gedung registrasi dan server ditempatkan di gedung yang sama. Setelah dilakukan evaluasi terhadap arsitektur perangkat lunak tersebut, kelemahannya ada pada model yang digunakan yaitu model client-server. Model tersebut kurang baik untuk user yang banyak dan transaksi proses business yang bervariasi.

Dari kelemahan-kelemahan tersebut, dapat disimpulkan bahwa untuk membangun suatu aplikasi perlu dirumuskan terlebih dahulu model/program pengembangan sistem informasi beserta framework sistem informasi dalam tinjauan kemajuan teknologi informasi dan komunikasi. Pada tahun 2003, UPT Puskom telah berdiskusi dengan tim kecil untuk membicarakan lokakarya Model Pengembangan Sistem Informasi Unsoed sesuai dokumen hasil rapat tertanggal 25 November 2003. Lokakarya yang direncanakan ditunda sampai batas waktu tertentu sehubungan dengan kesibukan anggota tim kecil. Anggota tim kecil merupakan staff dosen yang tersebar di berbagai fakultas.

Sehubungan dengan didapatnya hibah semi kompetitif SP4 oleh UPT Puskom tahun 2004, wacana lokakarya Model Pengembangan Sistem Informasi Unsoed di tunda dan mengajukan program kerja yang lebih pragmatis yang bisa langsung menyentuh ketertinggalan Unsoed dalam pengelolaan administrasi akademik berbasis komputer. Akhirnya diajukanlah Program SP4 berjudul “Meningkatkan Efisiensi dan Produktivitas Implementasi Perangkat Lunak Sistem Informasi Akademik dan Kepegawaian“. Proporsi pengadaan perangkat hardware dan software 60%, peningkatan kualitas staff 29% termasuk technical asistance, entri data awal dan perbaikan sistem 11%. Secara umum kegiatan SP4 yang menonjol adalah pengembangan software, dalam pengajuan SP4 rencana implementasi dan pelatihan penggunaan aplikasi dibiayai secara mandiri oleh Unsoed .

Dalam pengembangan perangkat lunak telah diterapkan metodologi prototyping, setiap tahap didokumentasikan dari mulai analisis, perancangan, dan programming. Model program yang dipilih adalah multitier, perkakas pengembangan yang dipilih berbasis desktop, DBMSnya interbase firebird. Namun untuk menghormati HAKI dan copyright maka mulai beralih kepada opensource/freeware, DBMSnya tetap interbase firebird, perkakas pengembangan beralih ke Java Technology, webservernya Tomcat atau Jboss. Peralihan dilakukan secara bertahap, aplikasi baru adalah aplikasi yang fungsinya belum ada didalam pengembangan awal.

Rencana pada akhir tahun 2006, semua perkakas sudah freeware dan opensource, DBMS akan beralih kepada Postgress. Perubahan DBMS telah diantisipasi sejak bulan Mei 2006, DBMS dirubah karena faktor kecepatan dan kelengkapan fungsi. Postgresql beserta lanjutannya masih bersifat opensource sedangkan interbase firebird stagnan dalam pengembangannya, adapun lanjutannya Interbase 7 dengan license.

Saat ini pengembangan aplikasi Sistem Informasi Akademik sudah masuk ke dalam bagian dari (Web Engineering) yaitu suatu rekayasa untuk membangun aplikasi berbasis teknologi web dengan pendekatan metodologi dan keilmuan sehingga didapatkan suatu perangkat lunak berbasis web yang berkualitas. Inti dari aplikasi Sistem Informasi Akademik berbasis web Unsoed menggunakan framework maupun bahasa pemrograman yang telah mengantisipasi skalabilitas, portabilitas, multiplatform, dan security.

III.2. Implementasi Sistem Informasi Akademik (e-Sia dan non e-Sia)

Sebelum adanya Sistem Informasi Akademik terintegrasi se-Unsoed yang disebut dengan e-Sia, beberapa fakultas telah menggunakan Sistem Informasi Akademik hasil pengembangan masing-masing yang kemudian disebut dengan non e-Sia. Program studi yang telah menggunakan e-Sia adalah Program Studi Administrasi Negara, Teknik Elektro, Teknik Sipil. Ketiga program studi tersebut menggunakan e-Sia melalui rapat bersama Pembantu Dekan I pada tanggal 24 November 2004.

Awalnya yang direncanakan untuk dijadikan sebagai percontohan adalah 5 fakultas yaitu Fakultas Peternakan, Fakultas ISIP, Fakultas Pertanian, Fakultas Peternakan, Program Studi Teknik Elektro, Program Studi Teknik Sipil, Program Studi Bahasa&Sastra. Tahap pertama yang diujicobakan adalah Fakultas ISIP, Program Studi Teknik Elektro, Program Studi Teknik Sipil dan seluruh program studi di Fakultas Pertanian.

Hal yang paling kritis dalam implementasi e-Sia tersebut adalah konversi kodematakuliah dari sistem lama ke dalam sistem baru e-Sia. Konversi di Program Studi Teknik Elektro dan Teknik Sipil tidak mengalami masalah yang berarti mengingat semua perubahan tahun kurikulum seluruh tahun angkatan masih dapat ditelusuri oleh pengelola pendidikan di kedua program studi tersebut. Sedangkan untuk Fakultas ISIP dan Pertanian mengalami kendala, karena semua perubahan tahun kurikulum tidak serta merta diikuti dengan pengadministrasian yang baik dalam sistem lama, kadangkala perlakuan antara mahasiswa yang mengulang matakuliah dalam pemberlakukan kurikulum baru tidak dilakukan secara konsisten di rekam dalam database sistem lama.

Jelas ketidakkonsistenan tersebut merupakan kendala untuk implementasi e-Sia karena sulit untuk ditelusuri. Akhirnya Fakultas Pertanian memutuskan untuk menunda implementasi, Fakultas ISIP memutuskan untuk mengimplementasikan e-Sia khusus untuk Program Studi Administrasi Negara tahun angkatan 2005 sedangkan Fakultas Peternakan dan Bahasa&Sastra belum tersentuh sama sekali dalam ujicoba tersebut, apalagi fakultas tersebut belum terkoneksi ke jaringan intranet Unsoed. Pada perkembangan selanjutnya dengan terbentuknya Program Studi Farmasi pada tahun 2005, e-Sia digunakan di program studi tersebut.

        1. III.3. Implementasi Sub System Registrasi (bagian dari e-Sia)

Sebelum e-Sia dibangun, Unsoed telah memiliki aplikasi registrasi yang digunakan untuk merekam pembayaran, pencetakan Kartu Tanda Mahasiswa (KTM). Namun karena keterbatasan dari aplikasi sebelumnya, dibuatlah aplikasi baru untuk registrasi yang mencakup pengelolaan student body mahasiswa, rekapitulasi registrasi untuk bagian keuangan universitas dan fakultas, pemotretan KTM on-line, pencetakan KTM, merekam mahasiswa yang cuti/lulus/do/keluar/meninggal. Sub system registrasi baru tersebut merupakan bagian dari e-Sia sehingga arsitekturnya merupakan bagian dari pengembangan e-Sia. Informasi dapat diakses dari seluruh Unsoed melalui intranet secara terpusat dengan letak server di UPT Puskom. Tanggungjawab perkerjaan telah dibagi(share), bagian keuangan memperhatikan tentang besaran pembayaran biaya pendidikan masing-masing program studi, bagian registrasi memperhatikan tentang tagihan pembayaran dan status mahasiswa, bagian Bependik fakultas memperhatikan mahasiswa yang yudisium, Bapendik universitas memperhatikan tentang pendaftaran wisuda, Pembantu Rektor II dapat mengamati dan membagi biaya SPP ke Fakultas sesuai dengan informasi yang didapat langsung dari e-Sia.

Penguatan untuk implementasi sub system registrasi selaras dengan implementasi e-Sia di seluruh Unsoed sesuai dengan rapat pada tanggal 25 November 2004. Namun pada akhirnya implementasi tersebut hanya berjalan di bagian registrasi, dan keuangan sedangkan fakultas belum menggunakan. Manfaat yang diperoleh adalah pengelolaan jumlah mahasiswa terdaftar (student body), rekapitulasi registrasi untuk bagian keuangan universitas dan fakultas, pemotretan KTM on-line, pencetakan KTM. Sedangkan mekanisme untuk merekam mahasiswa yang cuti/lulus/do/keluar/meninggal belum terimplementasikan sesuai rencana pengembangan, lihat dokumen GL01 tentang Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak Sistem Informasi Akademik Unsoed. Oleh karena itu sampai saat ini data student body antara registrasi dengan fakultas berbeda.

Dengan adanya aplikasi tersebut pekerjaan registrasi cukup terbantu, bagian keuangan universitas mendapat kemudahan untuk menentukan distribusi uang ke masing-masing fakultas. Namun perkembangan lebih lanjut operasional sub system registrasi mendapat gangguan beberapa kali berupa pengrusakan kabel LAN di gedung registrasi yang secara sengaja diputus sebanyak 2 kali pada tahun 2005, perusakan data nama mahasiswa, perusakan data mahasiswa aktif menjadi lulus. Perubahan data tersebut termonitor oleh logging system dari replikasi data sehingga administrator basis data bisa menelusuri terjadinya pengrusakan dimana dan kapan. Namun sangat disayangkan user account untuk keperluan pengubahan data mahasiswa tersebut bersifat umum sehingga belum diketahui siapa yang melakukan perubahan tersebut.

Perkembangan terbaru tentang pengelolaan registrasi yaitu berhubungan dengan rekening bank. Awalnya rekening bank untuk pembayaran pendidikan lebih dari satu. Kemudian pada tahun akademik 2005/2006 semester genap dibenahi dengan hanya satu rekening ke salah satu bank sesuai dengan surat yang dikeluarkan oleh Pembantu Rektor II dengan Surat No. 0122/J23.2/PP/2006, tanggal 20 Januari 2006. Cara pembayarannya pun diubah menjadi langsung ke bank di seluruh Indonesia, Unsoed menerima data dasar pembayaran dari bank secara buka tutup. Walaupun sistem yang diterapkan belum on-line tetapi pengontrolan besarnya biaya pendidikan yang diterima Unsoed lebih valid dibandingkan sistem sebelumnya.

      1. III.3. Layanan Infrastruktur

Semua Fakultas dan sebagian besar program studi telah terhubung dalam jaringan, di mana Puskom menjadi backbone dari LAN/Intranet Unsoed. Meskipun demikian, sekarang berbagai masalah masih perlu untuk diatasi. Oleh karena itu, untuk menjamin berjalannya implementasi SIM Unsoed, semua masalah tersebut harus diidentifikasi, akar penyebabnya, akibat yang ditimbulkan dan alternatif solusinya.

IV. KUALITAS SISTEM INFORMASI

IV.1. Produktivitas Pengelolaan Administrasi Akademik Unsoed Menggunakan Sistem Informasi Akademik yang didukung oleh ketersediaan data kepegawaian ditinjau dari fungsi sistem.

Capain :

100% (registrasi, KRS,KHS, Jadwal, Nilai, Transkrip, SMS Gateway). Data kepegawaian masih belum tersedia lengkap (bobot 5% untuk 4 modul)

IV.2. Produktivitas Pengelolaan Administrasi Akademik Unsoed Menggunakan Sistem Informasi Akademik yang didukung oleh ketersediaan data kepegawaian ditinjau dari jumlah pemakai.

Capaian :

Fungsi sistem berkembang menjadi 95%, jumlah pengguna (4 : 53 ps)

IV.3. Kecepatan layanan administrasi akademik untuk keperluan transkrip akademik, informasi nilai, informasi IPK, rekapitulasi IPK, searching identitas mahasiswa, status mahasiswa, keuangan registrasi pembayaran ditinjau dari Akses informasi.

Capaian :

Pelayanan menjadi lebih cepat karena rata-rata klien dapat selesai melakukan proses kurang dari 5 menit.

Harapan dari terjaminnya kualitas sistem informasi

– Meningkatkan kualitas layanan intranet dan Internet

– Meningkatkan aksesibilitas SIMUnsoed

– Meningkatkan kinerja dan fungsi software e-SIA

– Pengembangan grand design Sistem Informasi Unsoed

– Peningkatkan kemampuan pegelola jaringan dan aplikasi sistem informasi akademik

– Pengembangkan Standard Operation Procedure

V. HAMBATAN DALAM PENERAPAN SISTEM INFORMASI

    1. V.1. Hambatan yang teridentifikasi

Beberapa permasalahan mendasar yang teridentifikasi dalam kondisi nyata saat ini adalah :

  • Kebijakan untuk megintegrasikan database belum diimplementasikan di seluruh program studi.

  • Aplikasi belum diputuskan untuk dijalankan di seluruh Unsoed secara terintegrasi.

  • Kebijakan universitas tentang pengembangan teknologi informasi belum di jabarkan dalam bentuk program-program teknis di unit pelaksana.

  • Kemampuan dan jumlah SDM teknisi jaringan terbatas.

  • Prosedur penanganan gangguan intranet, internet belum ada.

  • Organisasi pengelolaan jaringan belum terdefinisi dan melembaga.

  • Belum teralokasikan anggaran pemeliharaan jaringan dan komputer.

  • Prosedur implementasi sistem informasi akademik belum ada.

  • Peralatan komputer dan jaringan terbatas.

  • Skill administrator database terbatas.

  • Bandwidth kecil.

  • Ketersediaan akses Internet terbatas.

  • Rendahnya kesadaran bahwa Internet dibutuhkan untuk proses pembelajaran.

  • Komando implementasi Sistem Informasi Akademik belum diformalkan.

  • Fungsi aplikasi sia belum menyentuh kebutuhan dosen dalam proses pembelajaran.

  • Belum semua program studi menggunakan aplikasi Sistem Informasi Akademik terintegrasi.

  • Mahasiswa belum mengentri KRS langsung di komputer, artinya secara umum penyedia maupun pemakai data/informasi belum akses secara langsung di depan komputer.

  • Data pembayaran belum menyeluruh digunakan sebagai syarat pengisian KRS.

  • SOP penggunaan komputer di setiap unit belum ada.

  • SOP penggunaan aplikasi belum ada.

  • Belum ada sanksi atas penyalahgunaan data/informasi negara.

  • Peralatan komputer dan jaringan sering rusak.

  • Kualitas komponen jaringan rendah.

  • Voltage listrik yang kurang stabil.

  • Instalasi jaringan yang tidak sempurna.

  • Serangan virus terhadap aplikasi.

  • Gangguan Petir.

V.2. Dari hasil evaluasi pada Lokakarya Pengembangan Network Unsoed 31 Juni – 1 Juli 2005 diidentifikasi masalah yang sekarang dihadapi:

  1. Komputer termasuk server untuk router di fakultas dan proxy di UPT Puskom sudah terlalu tua (Pentium 2 dan 3).

  2. Komponen wireless yang tidak awet (<2th).

  3. Sebagian besar hub mempunyai kualitas rendah (bukan switch hub).

  4. Tingkat collision yang tinggi.

  5. Voltase listrik yang tidak stabil di beberapa tempat.

  6. Manajemen yang belum baik.

  7. Struktur pengelolaan tidak melembaga dalam struktur organisasi unit/fakultas. Hal ini sering menyebabkan pemahaman yang keliru tentang pengelolaan network, seolah-olah network hanya tanggung jawab orang yang terlibat langsung dalam teknisi jaringan pada UPT Puskom.

  8. Penganggaran peralatan network di unit/fakultas belum ada yang terencana, sehingga mengakibatkan kekurangan pasokan peralatan jika terjadi kerusakan alat-alat. Hal tersebut berdampak kepada putusnya koneksi intranet/Internet dan penyelesaian masalah yang lama.

  9. Pemahaman beberapa pihak tentang gangguan jaringan masih keliru, kadangkala jika ada gangguan jaringan masih rancu untuk ditangani. Hal ini memunculkan pertanyaan, siapa yang bertanggung jawab jika terjadi kerusakan jaringan di unit/fakutas atau Puskom. Permasalahan tersebut mengakibatkan komplain langsung ke UPT Pusat Komputer, padahal permasalahan belum tentu menyangkut tugas dari UPT. Perlu diketahui bahwa orang yang bertugas di UPT Puskom untuk penanganan instalasi dan perbaikan jaringan hanya 3 orang.

  10. Kerusakan omni access point karangwangkal di gedung Farmasi di daerah karangwangkal, kantor pusat di gedung ekonomi mempengaruhi unit/fakultas yang terkoneksi dengannya. Tetapi tanggung jawab instalasi dan pemeliharaan perlu dirumuskan.

  11. Perlu organisasi e-Sia Universitas sampai Fakultas termasuk team pemeliharaan jaringan dan system

  12. Server di fakultas belum beroperasi 24 jam

  13. Kenapa internet sering sekali tidak connect ?

  14. gangguan sangat sering terjadi, penanganan lambat, akses lama

  15. jika ada gangguan yang dilaporkan ke puskom, respon sangat lambat

  16. Internet bisa diakses setiap saat (tidak macet) & segera disosialisasikan ke prodi tentang sistem informasi akademik

  17. Sistem wireless/hot spot agar bebas tikus/troubel kable, bisa diakses laptop, coverage luas

  18. Perlu diadakan pelatihan bagi petugas khusus yang menangani gangguan internet sehingga setiap unit minimal ada

  19. Bandwidth perlu ditambah agar akses dari unit-unit lebih cepat dan tidak bayar

  20. Diadakan training untuk SDMnya dan menambah SDM di tiap-tiap ruangan untuk SIA

  21. Web unsoed supaya selalu di up grade dan informasi untuk program-program studi baru supaya segera dimasukkan

  22. Akses sering tidak connect, akses lambat,, usul : perbaiki jaringan dengan kapasitas lebih besar serta akses yang cepat, anggaran dari universitas untuk sistim-sistim informasi dan jaringan kami dari jurusan/program studi siap dengan komputer

  23. Meningkatkan SDM baik administrasi maupun dosen. Karena sangat tergantung pada listrik hendaknya segera dicari solusi agar listrik tidak terlalu sering padam

  24. pembuatan jaringan untuk sistem informasi akademik sangat perlu dikembangkan pada setiap fakultas/program sarjana, pembiayaan jangan dibebankan seluruhnya kepada fakultas/program sarjana

  25. urutan prioritas layanan sistem informasi : pertama adalah pelayanan kepentingan mahasiswa, kedua pelayanan kepentingan dosen, ketiga pelayanan kepentingan jurusan.

  26. agar unsoed tidak terlalu ketinggalan dengan perguruan tinggi lain mahasiswa bisa membayar SPP dari kota lain, mahasiswa dan org tua bisa melihat nilai dari kota lain tanpa mengurangi privasi (NIM mahasiswa sebagai password).